C.R Conseil Administration

De manière générale, le Conseil d'Administration a vocation à gérer les grandes orientations de l'organisation. Il opère les choix stratégiques de l'association, il gère et contrôle toute question nécessaire au bon fonctionnement du club. Outre ces pouvoirs généraux, il dispose de pouvoirs particuliers. Il procède à la convocation de l'assemblée, Il désigne le président et son bureau, mais aussi le manager sportif. »

Les membres du CA en 2019-2020 : Jérôme MARIE, Bernard BERTHEUX, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Jean Claude GUILLOUF, Francis COLLEVILLE, Guy PERCHEY, Frank DESVAGES, Sébastien LELANDAIS, Jeanine HIVER, Jean OLLIER, Patrick SURIRE, Maurice BREHIN,  Anthony LEFEVRE, Yohan DEFOSSEMONT.

 

Durant la saison il se réuni à plusieurs reprises. Ci-dessous, vous pouvez prendre connaissances des comptes-rendus des différentes réunions.

 

 

 

 

RÉUNION DE CA DU 29 AOUT 2020 À 9H30

 

 

 

Personnes présentes : Maurice BREHIN,   Bruno DAVID, Yohan DEFOSSEMONT, Thierry DESLANDES, Franck DESVAGES, Jean Claude GUILLOUF, Jeanine HIVER, Jacky LECOEUR, Sébastien LELANDAIS, Jean OLLIER, Guy PERCHEY, Patrick SURIRE.

Personnes excusées : Bernard BERTHEUX,  Francis COLLEVILLE, Anthony LEVEVRE, Jérôme MARIE,

A COMPLETER PAR SEBASTIEN

 

 

RÉUNION DE CA DU 2 JUILLET 2020 À 18H

 

 

 

Personnes présentes : Maurice BREHIN, Jérôme MARIE, Francis COLLEVILLE, Bruno DAVID, Yohan DEFOSSEMONT, Thierry DESLANDES, Franck DESVAGES, Jean Claude GUILLOUF, Jeanine HIVER, Jacky LECOEUR, Sébastien LELANDAIS, Anthony LEVEVRE, Jean OLLIER, Guy PERCHEY, Patrick SURIRE.

Personnes excusées : Bernard BERTHEUX.

L’objet principal du CA est de présenter à tous les membres l’avancement des réflexions menées par le groupe de travail sur les modes de fonctionnement actuels et futurs.

Rappel de l’enjeu du groupe de travail par Thierry.

 

Préalablement au CA, des documents (joints en annexe au compte-rendu) ont été transmis aux membres du CA.

  • Organisation du club 2019 2020
  • Processus du groupe de travail de réflexion

Les enjeux :

  • Préparer l’avenir (Quel projet ? Quels moyens ?)
  • •Discuter des forces et faiblesses du projet associatif (Structurelles et humaines)
  • •Pérenniser la dynamique associative sportive, sociale et humaine
  • •Consolider notre budget
  • •Consolider nos emplois
  • •Déterminer les axes de progrès
  • •Discuter des modalités de gouvernance de l’association
  • •Déterminer des ressources mobilisables internes et externes
  • •Proposer un cadre réglementaire mettant en adéquation le cadre réglementaire de l’association avec la situation actuelle du club et les perspectives d’avenir
  • •Révision des statuts pour actualisation

Thierry fait part à nouveau de son souhait de prendre du recul et de passer la main d’ici 1 saison ainsi que Jeanine.

Tour de table : retours et réactions sur le document transmis « Organisation du club 2019-2020 ». Réactions, corrections et compléments si besoin de tous sur l’organisation actuelle. Avis et attentes de chacun sur le projet d’avenir du club en matière d’organisation, de projet éducatif, sportif et social.

Chaque membre du CA a été invité à s’exprimer sur les documents transmis, à fournir avis et attentes sur l’organisation future.

Présentation par Maurice des réflexions du groupe de travail. Constats, perspectives, propositions en matière d’organisation future permettant de mieux répartir les responsabilités et les délégations.

 

Le fonctionnement actuel s’articule autour de 8 commissions, 1 conseil d’administration et 1 bureau.

Maurice présente les réflexions du groupe de travail. L’organisation proposée serait composée de 5 commissions, 1 conseil d’administration et 1 bureau.

Les 5 commissions sont :

  • Animation, Club House, intendance
  • Sport, éducation et insertion
  • Administration, finance
  • Communication
  • Partenariat, mécénat

Un responsable sera désigné pour chaque commission.

Rôle du responsable de commission :

Le Conseil d’Administration et ou le CODIR confie une tâche au responsable de commission. Son rôle est de s’assurer que la tâche est menée à terme dans les délais.

Le responsable de commission devient le référent auprès des membres qui la composent dans le but de décharger le Président.

Fonctionnement :

En terme de fonctionnement, le responsable de commission se charge de :

  • Piloter et animer la commission
  • Constituer et s’entourer d’une équipe de qualité en nombre suffisant en collaboration avec les personnes membres des commissions référentes
  • Organiser et animer des réunions à intervalles réguliers selon les besoins
  • Etablir des comptes-rendus
  • Effectuer ou faire effectuer les démarches auprès des tiers (prise de contact, demande de rendez-vous, courriel)
  • Assurer le suivi des démarches
  • Veiller à la production de documents ou autres dossiers et au respect des délais comme la rédaction des courriers ou courriels en interne et externe (En Co-sugnature avec le Président)
  • Veiller à la bonne communication interne
  • Recenser les besoins en termes d’achat avec l’équipe
  • Faire part des besoins (achats, investissement) au CA et/ou CODIR
  • Planifier les achats en concertation avec l’équipe
  • Assurer le suivi des achats avec l’équipe et le respect du budget qui est alloué à la commission
  • Transmettre les factures dématérialisées pour mise en paiement par le trésorier / Président
  • Rendre compte au CODIR
  • Encadrer le ou les salariés affectés à la commission (Suivi – Entretien – Emploi du temps) en concertation avec le trésorier qui assure le suivi des salaires.

En parallèle, les statuts seront mis à jour par le groupe de travail pour être conformes à la nouvelle organisation.

Echanges – Débats - Réactions

 

Le projet proposé reçoit un accueil favorable.

A la question de la désignation des responsables de commission, le groupe de travail a souhaité présenter ses réflexions avant de désigner des responsables ultérieurement.

 

Questions diverses.

 

  • Vidéosurveillance : suite à un rendez-vous à la mairie de Caen, il est nécessaire de monter un dossier par le propriétaire (la ville de Caen) et à soumettre à la préfecture. Dans l’immédiat, le système dernièrement installé sera mis hors service. La mairie sera prévenue par mail.
  • Arbitrage : conséquence de la crise sanitaire, le club est en infraction par rapport au nombre d’arbitre et aux quotas de matchs à arbitrer par les arbitres du club. Le club encourt une amende et la réduction de 6 à 4 du nombre de mutés autorisés dès la prochaine saison. Un courrier sera adressé à la Ligue pour expliquer l’impossibilité pour les arbitres du club d’officier pendant la crise sanitaire d’une part et solliciter le maintien du nombre de mutés à 6.

L’ordre du jour étant épuisé et aucun point supplémentaire n’étant abordé, la séance est levée à 20h30.

 

 

RÉUNION DE CA DU 23 MAI 2020 À 10H

 

 

 

Personnes présentes : Jérôme MARIE, Maurice BREHIN, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Francis COLLEVILLE, Guy PERCHEY, Sébastien LELANDAIS, Jeanine HIVER, Jean OLLIER, Yohan DEFOSSEMONT, Anthony LEVEVRE, Franck DESVAGES, Patrick SURIRE, Frank DECHAUME.

Personnes excusées : Jean Claude GUILLOUF, Bernard BERTHEUX.

 

La réunion s’est tenue dans le foyer du club en respectant les mesures de distanciation compte-tenu de la crise sanitaire du COVID-19.

Le CA débute par la présentation de l’ordre du jour par Thierry.

Validation du compte rendu du CA du 7 mars 2020 et du 18 avril 2020 avec Sébastien LELANDAIS

 

En l’absence de Sébastien lors du CA du 7 mars 2020, le compte-rendu est à diffuser par Jérôme puis à valider.

Le compte-rendu du CA du 18 avril 2020 est validé avec des modifications. Le document diffusé a été transmis par mail par Sébastien le 27 mai 2020.

Point sur la situation sanitaire et les impacts du COVID 19 au sein du club à court et moyen terme de manière générale avec Thierry DESLANDES 

 

Le club reste en attente d’informations pour la reprise de l’activité sportive. Les installations sportives restent fermées jusqu’à nouvel ordre. Toute manifestation sportive est interdite jusqu’au 30 août 2020.

Des informations ont été régulièrement diffusées par Thierry depuis avril en interne aux membres du CA, aux éducateurs et au STAFF et en externe aux licenciés.

Il n’y a pas de conséquence sportive de l’épidémie de COVID-19 pour les équipes du club à l’exception d’une frustration pour les U18 qui terminent second à 2 points du leader sans avoir pu le rencontrer.

Quelles modalités de fonctionnement et attitudes à adopter à partir de mai 2020 au club pour tous les membres du club avec Guy PERCHEY

 

Guy a été chargé du sujet impact de la crise à la réouverture du secrétariat pour les demandes de renouvellement de licence.

Les précautions à suivre sont annexées au compte-rendu :

  • Mise en place d’un circuit pour accueillir le public,
  • Mise à dispositions de gel hydro alcoolique
  • Port du masque
  • Mise en place de plexiglas au secrétariat
  • Affichage
  • Respect des mesures de distanciation et des gestes barrières

Une liste de matériels à acheter a été établie par Guy pour permettre la mise en place du protocole. Notamment les plexiglas sont fabriqués sur mesure et seront livrés fin mai.

Le nettoyage est réalisé par les équipes de la ville de Caen pour les couloirs, vestiaires et escaliers. Les bureaux sont nettoyés par le personnel du club.

Le foyer demeure fermé.

Point financier (situation d’atterrissage à fin juin 2020) avec Jeanine HIVER et Thierry DESLANDES

 

Thierry remet le bilan prévisionnel à fin juin 2020 aux membres du CA. Le résultat prévisionnel est estimé à ce jour à +54 662 €.

L’impact de la crise sanitaire sur le mécénat devrait conduire à une perte de 25 k€. Une grosse partie des encaissements avait été réalisé avant la crise.

On bénéficie par ailleurs des subventions sur le projet Sport – Insertion.

Les salariés ont bénéficié du chômage partiel.

La saison prochaine s’annonce plus compliquée compte-tenu d’une baisse attendue des financements privés.

Retour sur les tarifs d’inscriptions

 

Le CA décide de maintenir le montant des cotisations sans augmentation.

Il n’y aura pas de remboursement pour la saison 2019/2020.

Point sur l’organisation sportive à la date du 18 avril 2020 avec Frank DECHAUME.

 

En préambule, Frank remercie, au nom de tous les salariés, le Président et les membres du CA de l’effort de maintien des salaires. La période écoulée a permis également le renforcement des liens entre les éducateurs. Frank précise également que les éducateurs sont à disposition du club pour aider quelles que soient les tâches.

Sur le plan sportif pour la saison 2020/2021, si elle reste à affiner dans le détail, l’organisation générale présentée est la suivante (document en annexe du compte-rendu) :

  • Création d’un pôle féminin (responsables Joffrey Deslandes assisté par Patrick Surire) : Joffrey passera le BEF. Des échanges avec le SM CAEN ont lieu pour que la MOS devienne le 2ème club derrière le SMC. La volonté du club est de développer le pôle féminin. Les recrues sont d’ores et déjà présentées sur les réseaux sociaux du club et des actions de promotion du foot féminin dans le quartier sont à venir. L’objectif est la montée de l’équipe séniors féminine.
  • Pôle Séniors – Vétérans (responsable Frank Dechaume) : des modifications du staff sont annoncées (départ de Mathieu Martinoff remplacé par Arnaud Lesauvage ; arrêt de Mickaël Brunel remplacé par Damien et Vincent Cotin chez les vétérans. Frank souhaite un rapprochement des séniors / vétérans / féminines.
  • Création d’un pôle gardiens de but
  • Pôle formation (responsable Medhi Hocianat) :

o   Séniors B : équipe réserve de l’équipe 1ère. Antoine Bisson remplace Teddy Néré. L’objectif sportif est la montée des 2 équipes (N3 et R2)

  • Pôle préformation (responsable André Ossanga assisté de Clément Bezzanier (U12-U13), David Lasry (perfectionnement U8 à U11 en remplacement de JJ Hachet), Alexandre Maurouard (avenir U8 à U11), responsable à définir pour loisir).
  • Pôle animation – découverte (responsable Cédric David en remplacement de Christian Landau).
  • Football loisir (responsable à définir), Foot club des 100 (responsable à définir), Sports parents (responsable à définir), stages vacances (responsable Joffrey Deslandes)
  • Arbitrage (responsables Gérard Hiver et Mickaël Bureau)

Une séance supplémentaire par semaine (séance post formation) sera mise en place pour les jeunes U16, U17, U18 et séniors première année

Modalités d’organisation des inscriptions pour la saison 2020 - 2021 avec Guy PERCHEY à partir du 5 juin 2020.

 

  • Rédaction d’une nouvelle fiche d’inscription plus complète
  • Durcissement des règles de validation des licences (Coralie + Guy uniquement)
  • Pas d’accueil avant le 15 juin 2020

 

Mise en place d’un groupe de travail sur l’avenir du club (Statuts, Projet, trésorier, Président, gouvernance etc…)

 

Un document de présentation sur l’avenir du club (objectifs, enjeux, staff, gouvernance pour la période 2020 -2023) est présenté aux membres du CA. Le but est de se projeter sur l’organisation future du club compte-tenu du souhait de Thierry de céder à moyen terme la présidence et de celui de Jeanine de céder ses fonctions de trésorière.

Il est proposé de créer un groupe de travail qui aura pour mission courant mai/juin 2020 de réfléchir à l’organisation qui pourrait être mise en place à court terme. Le pilotage du groupe de travail est proposé à Maurice qui l’accepte.

Le poste de trésorier(e) pourrait être confié à Guy Dufour sous réserve d’accord du CA. Une période de transition avec Jeanine sur la saison à venir est envisagée.

Thierry mentionne des contacts réguliers avec Cyril Deloffre (ancien président de Bayeux) qui souhaite s’impliquer dans une association. Un prochain rendez-vous est convenu pour le rencontrer en présence de Thierry, Jean-Claude, Maurice et Fabrice Detang.

Fabrice Detang et Ellie Lasry propose également leur intervention / aide ponctuellement.

Questions diverses

 

Au vu du bilan prévisionnel à fin juin 2020, il est proposé des achats anticipés :

o   Machine à laver, sèche-linge

o   Stock alimentaire non périssable

o   Textiles

o   Matériels sportifs

o   Pharmacie

o   Plateforme vidéo

=> Accord du CA

Activité sport / parents : la question de l’assurance se pose sauf si les parents disposent d’une licence loisir ou dirigeant dans la mesure où un certificat médical est obligatoire (quelle que soit l’activité)

Entretien des extérieurs : Anthony fera un état des lieux des besoins (travaux de peinture extérieurs). Thierry diffusera par mail à la mairie de Caen.

L’ordre du jour étant épuisé et aucun point supplémentaire n’étant abordé, la séance est levée à 13h00.

 

 

 

RÉUNION DE CA DU 18 AVRIL 2020 À 11H

 

 

 

Personnes présentes : Jérôme MARIE, Maurice BREHIN, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Jean Claude GUILLOUF, Francis COLLEVILLE, Guy PERCHEY, Sébastien LELANDAIS, Jeanine HIVER, Jean OLLIER, Yohan DEFOSSEMONT, Anthony LEVEVRE.

Personnes excusées : Bernard BERTHEUX, Franck DESVAGES, Patrick SURIRE.

La réunion s’est tenue en visioconférence compte-tenu de la crise sanitaire du COVID-19.

Le CA débute par la présentation de l’ordre du jour par Thierry.

Point financier, Impact COVID 19 avec Jeanine et Thierry

a)    Saison 2019-2020

Le bilan de la saison 2019-2020 devrait être positif malgré le contexte actuel qui induit diverses annulations sources de recettes pour l’association (tournois, loto, repas, stage avril et fermeture foyer, perte de mécénat de plus de 23 000 €). Le bilan comptable devrait ressortir à environ 3 815 € selon les projections actuelles (Cf. bilan MOS et budget prévisionnel 2019 2020 au 14 avril en annexe 1) grâce :

  • A l'objectif de recettes mécénats que nous avions fortement augmenté car, même si nous allons perdre sur la fin de saison 23 930 €, nous devrions faire à minima 130 000 € (126 740 € en 2018 - 2019)
  • Aux subventions de plus de 40 000 € pour le projet sport insertion
  • A la saison écourtée et ses conséquences avec des :

o   Economies de gratifications des joueurs de l’équipe première, frais d’arbitrages et de déplacement (annulation des matchs)

o   Chômage partiel

Les questions qui se posent sur cette fin de saison (partant du principe que les compétitions s’arrêtent) et que nous reprendrions courant mai un peu d’activités sportives au club sur la base d’entrainements et de quelques matchs amicaux (ce qui reste à confirmer par la FFF) sont :

  • Est-ce que nous versons les indemnités des éducateurs sur les engagements à 100 % sachant qu’ils auront effectué 15 % de leur saison en moins ?
  • Est-ce que l’on règle des factures par anticipation sur la saison actuelle (Ex commande de survêtements joueurs MACRON) afin d’équilibrer les charges entre les 2 exercices ?

Les indemnités de déplacement des éducateurs ne pourront pas être versées durant la période de confinement. Le principe de règlement au prorata est retenu afin de soutenir les éducateurs.

Le principe de règlement des factures fournisseurs par anticipation est retenu pour équilibrer les charges sur les deux exercices.

b)    Saison 2020-2021

Globalement la saison financière serait TENDUE compte-tenu de l’impact de la crise sanitaire sur les recettes de l’association (mécénat en baisse, annulations,…).

La réalisation des actions suivantes permettraient de réduire ou limiter l’impact de la crise sanitaire :

  • Règlement des factures en juin 2020 d’équipements sportifs de la saison 2020-2021 (à minima 18 000 € – Cf. le projet de budget en annexe 1).
  • Organisation de 3 tournois au lieu d’1 soit :

o   Tournoi JM BOUVILLE 2020 (U14 à U18) report de celui de pâques 2020

o   Tournoi J BERTHEUX 2020 (U6 à U13) en septembre

o   Tournoi JM BOUVILLE 2021 (U6 à U13) en avril

A cela s’ajouterait le tournoi KEOLIS de mai 2020 reporté en mai 2021.

La recherche de lots auprès de partenaires est à réaliser dès que possible.

  • Organisation des animations :

o   2 lotos au lieu de 0 soit :

  • Loto 1 : 29 novembre 2020 (Salle de spectacle Maison de quartier de la Folie Couvrechef)
  • Loto 2 : Printemps 2021 (à organiser – Anthony et Yoann). A noter que la salle de Martragny n’est plus disponible pour l’organisation de lotos.
  • Organisation de 2 repas au lieu de 0 soit :

o   Un repas en Octobre (Salle à trouver)

o   Un repas en mars ou en mai (à caler en fonction du loto 2)

  • Développement des produits dérivés (MUGs et calendriers pour faire des recettes) soit :

o   Ventes à l’automne de MUGs personnalisés à l’effigie des joueurs suite aux prises de photos individuelles des joueurs : achat 4 à 5 euros et revente 8 à 9 euros.

o   Ventes de calendriers (Format A3 couleurs RV) par catégories (Idem à 2016). La fourniture des calendriers pourrait être gratuite et la vente entre 3 et 5 euros le calendrier.

  • Aider Jacky à optimiser le résultat du foyer en :

o   Renégociant notre partenariat boisson au foyer et/ou en sollicitant de nouveaux fournisseurs

o   Limitant les gratuités

o   Réajustant un peu les prix de ventes

Il est acté de négocier les achats et ne pas trop augmenter les prix de vente.

Dépenses engagées sur la saison prochaine impactant le budget :

  • La formation DES de Medhi Hocianat : 11 000 € environ avec des perspectives de remboursement de 8 000 €.

Points à arbitrer rapidement :

  • La reconduction de l’enveloppe de gratifications de la première 28 à 30 000 € au lieu de 12 000 € (montant réalisé en 2019-2020). Cette ligne est une ligne maximum qui prend en compte une montée en National 3.
  • Le prix des cotisations. Pouvons-nous augmenter ? Comment nous situons nous ?
  • Le prix des tarifs au foyer => renégocier les achats et en fonction des négociations augmentation limitée des tarifs de vente.

Les contraintes à prendre en compte :

L'impact du COVID 19 sur les recettes de mécénat. Plus de 50 000 € de pertes estimées sur les 2 saisons aux regards des possibilités.

Enfin, le remboursement d’emprunt pour les modulaires (561,74 € / mois) arrivera à échéance en juillet 2021. Il reste à rembourser au 05/05/2020, la somme de 7 829 €. A l’issue, nous pourrons récupérer les 10 000 € bloqués actuellement sur un compte à la banque dans le cadre du prêt.

Point sur l’organisation sportive à la date du 18 avril 2020 avec Thierry

 

Il convient de rassurer les joueurs et éducateurs. Sauf départ souhaité, le personnel sera conservé. Christian Landau a d’ores et déjà fait part de sa volonté d’arrêter son activité au club.

Le prévisionnel d’organisation sera diffusé prochainement. A ce jour, elle serait la suivante :

  • Pôle féminin : Geoffrey Deslandes
  • Sénior B : à définir
  • U18 : Medhi Hocianat et Teddy Néré
  • U16 : Patrick Surire
  • U18B : Tom Auger
  • U15 : André Ossanga
  • U14 : Charly Guezet

Concernant les apprentis :

  • Rencontrer Naomie Horn pour connaître son souhait.
  • Tom Auger terminera sa deuxième année d’apprentissage et restera éducateur au club à l’issue.
  • Basile Gahéry souhaite reprendre ses études. Il arrêtera l’apprentissage mais restera éducateur au club.
  • Geoffrey Deslandes demande la prolongation de l’apprentissage en vue de l’obtention du Brevet d’Entraineur de Football (BEF)
  • Alexandre Maurouard demande à bénéficier d’un contrat d’apprentissage en remplacement de Basile Gahéry
  • Le contrat d’apprentissage de Lucas Pottier cours jusqu’en décembre 2020.

Les apprentis seraient pour la saison 2020 – 2021 :

  • Coralie Gatey
  • Geoffrey Deslandes
  • Alexandre Maurouard
  • Tom Auger

Il est proposé par Frank Dechaume de recruter en apprentissage Clément Bésonnier si ce dernier souhaite rejoindre le club => en attente de décision.

Validation des tarifs pour la saison 2020-2021 avec Guy

 

Guy a établi un tableau des tarifs des cotisations 2020-2021 en comparaison avec les tarifs de 2019-2020.

Dans le principe, il est proposé la conservation des tarifs 2019-2020 des cotisations individuelles pour toute inscription avant le 31 juillet 2020 puis l’augmentation à compter du 1er août 2020 selon le tableau transmis.

Plusieurs membres expriment le souhait d’une limitation de l’augmentation compte-tenu de l’impact du COVID-19 sur l’activité de la saison en cours.

Il est acté de revoir le calcul des tarifs des formules famille (augmentation des pourcentages de remise) et de décaler la date du 31 juillet 2020 au 31 août 2020. Guy transmettra la nouvelle grille de tarifs.

L’ordre du jour étant épuisé et aucun point supplémentaire n’étant abordé, la séance est levée à 13h00.

 

 

 

 

RÉUNION DE CA DU 7 MARS 2020 À 9H30

 

 

 

Personnes présentes : Jérôme MARIE, Bernard BERTHEUX, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Jean Claude GUILLOUF, Francis COLLEVILLE, Guy PERCHEY, Franck DESVAGES, Sébastien LELANDAIS, Jeanine HIVER, Jean OLLIER, Patrick SURIRE, Yohan DEFOSSEMONT, Anthony LEVEVRE, Frank DECHAUME.

Personnes excusées : Maurice BREHIN. 

A COMPLETER PAR JEROME

 

 

RÉUNION DE CA DU 18 NOVEMBRE 2019 À 18H30

 

 

 

Personnes présentes : Jérôme MARIE, Bernard BERTHEUX, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Jean Claude GUILLOUF, Francis COLLEVILLE, Guy PERCHEY, Franck DESVAGES, Sébastien LELANDAIS, Jeanine HIVER, Jean OLLIER, Patrick SURIRE, Yohan DEFOSSEMONT, Anthony LEVEVRE, Frank DECHAUME.

Personnes excusées : Maurice BREHIN.

Le CA débute par la présentation de l’ordre du jour par Thierry.

Validation du compte rendu du CA du 10 septembre 2019

 

Le compte rendu est en attente de diffusion

Validation du compte rendu de l’AG du 14 octobre 2019

 

Le compte-rendu est validé

 

Attribution des responsabilités de commissions et missions du CA suite à l’AG

 

Voir tableau en annexe.

Point d’information sur les AG du District du Calvados et de la Ligue :

 

AG du District :

-       Point sur le barème disciplinaire qui s’adresse aux joueurs, dirigeants et spectateurs

-       Point sur le label féminin

-       Remise du label élite le 23 novembre

-       Pyramide des championnats à repenser (question d’un système de barrage)

-       Point sur les feuilles de match électroniques qui sont encore assez peu utilisées

AG ordinaire et extraordinaire de la Ligue : le 8 novembre 2019 (documents divers

442 clubs présents sur 754 soit 58.60 % présents.

L'article sur la rétrogradation des équipes de R1 en R2 n'a pas été voté.

-       Rapport moral de la saison 2018/2019

-       Adoption des comptes clos au 30 juin 2019

-       Proposition et adoption des modifications règlementaires

-       Point sur le processus de fusion des deux ex-ligue de Haute et Basse Normandie

-       Point sur les travaux du nouveau siège

-       Point sur la coupe du monde féminine au Havre

-       Point sur la coupe des régions

-       Démission du Vice-Président de la ligue (détournement de 3 500 €)

 

Demande de permis de construire Modulaire :

 

Le 20 juin 2019 a eu lieu une visite de sécurité de réception des travaux d’extension des vestiaires et travaux d’aménagement. Le procès-verbal de cette visite a été remis par la mairie (annexé à ce compte-rendu). Lors de la visite, le groupe de visite a constaté la présence de 3 modules « type ALGECO » de plain pied accolés au bâtiment et non identifié auprès des services. Il est expliqué que ces bâtiments ont été mis en place pour permettre la construction de l’extension. Après réflexion, il a été souhaité conservé en place ces modulaires.

La commission a émis un avis favorable à la réception des aménagements réalisés.

Il est demandé de régulariser administrativement l’implantation des 3 modules type ALGECO et de procéder la levée des prescriptions particulières figurant sur le procès verbal.

Il est décidé de prendre rendez-vous avec la mairie et le contrôleur technique pour faire le point sur les demandes et réaliser les travaux les moins chers possibles.

Point d’information sur le projet « SANTE VOUS MIEUX SPORT » (Etat du projet, Budget, Convention avec association AE 14 pour une mission d’assistance et de coordination, Arrivée de Gulderen CELIK...)

 

Pas de difficultés sur l’aspect financier du projet.

En annexe au compte-rendu, un document présente le projet.

Une convention d’accompagnement est proposée pour une durée d’1 an pour assister le club dans la direction et le pilotage du projet. Cette convention serait passée entre l’association ANIMATION EMPLOI CALVADOS et le club de la MOS. La participation financière due par la MOS au profit d’AE14 est de 40 € par heure pour une durée de 150 heures (6 000 €) soit l’équivalent de 21 jours de travail.

Accord du CA pour signer la convention (document joint en annexe au compte-rendu).

Les points généraux ou particuliers problématiques en dehors du sportif à débattre sur le début de saison (Relevant du fonctionnement du club et devant trouver une solution à court ou moyen terme).

 

-       Problème du tunnel à régler

-       Terrain synthétique : ouvert à tous, 8 ans d’âge => en souffrance. Il faudrait commencer à préparer un dossier pour son remplacement.

-       Remise du label ELITE le 23 novembre

 

Autres :

 

-       Problème du réseau WIFI dans le bâtiment

-       OK pour abonnement télévision à BEIN SPORTS (14 €/mois) + RMC (19 €/mois)

-       Info tournoi KEOLIS dimanche 31 mai 2020 : tournoi séniors => mise à disposition des locaux par le club

-       Recrutement d’un nouveau service civique au foyer en remplacement de Lydia

-       Soirée Beaujolais le 22 novembre

-       Noël des jeunes au Sillon. Francis se chargera d’acheter auprès des fournisseurs du club 6 à 7 T-shirts qui serviront pour les lutins de la MOS

-       Réception des Partenaires au Sillon le 18 décembre

-       Soirée loto envisagé le 6 et / ou 7 mai 2020

-       Organisation d’une tombola à réfléchir à partir de février 20 / mars 20

 

 

L’ordre du jour étant épuisé et aucun point supplémentaire n’étant abordé, la séance est levée à 21h00.

 

 

 

RÉUNION DE CA DU 10 sEPTEMBRE 2019 À 18H30

 

 

 

Personnes présentes : Jérôme MARIE, Bernard BERTHEUX, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Jean Claude GUILLOUF, Julien BERTHEUX, Francis COLLEVILLE, Guy PERCHEY, Frank DESVAGES, Jeanine HIVER, Jean OLLIER, Patrick SURIRE, Mickael BRUNEL, Yohan DEFOSSEMONT et Frank DECHAUME.

Personnes excusées : Sébastien LELANDAIS,

 

A COMPLETER PAR JEROME

 

 

Réunion de CA du 15 mai 2019 à 18h30

 

 

 

Personnes présentes : Bernard BERTHEUX, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Jean Claude GUILLOUF, Francis COLLEVILLE, Franck DESVAGES, Sébastien LELANDAIS, Jeanine HIVER, Jean OLLIER, Patrick SURIRE, Mickael BRUNEL, Yohan DEFOSSEMONT.

Personnes excusées : Julien BERTHEUX, Francis COLLEVILLE, Jérôme MARIE, Guy PERCHEY.

 

Le CA débute par la présentation de l’ordre du jour par Thierry.

Bilan financier 2018-2019 au 15 mai 2019 avec situation d’atterrissage au 30 juin 2019. Document provisoire soumis à validation du CA avant transmission à la CRCG de la Ligue de Normandie.

 

Le bilan financier est joint au compte-rendu.

Total des produits : 389 865,68 €uros en baisse de 6.19 % par rapport à l’exercice précédent (415 569,94 €uros).

Total des charges : 402 188,13 €uros en augmentation de 1.51 % par rapport à l’exercice précédent (396 190,92 €uros).

La situation d’atterrissage au 30 juin 2019 fait ressortir un déficit de 12 322,45 €uros.

Points notables :

ü  La perte de la recette animation école foot (-9 452 €),

ü  La perte de la recette prestation intervention sport (-8 174 €),

ü  L’augmentation de la recette mécénat (+16 011 €),

ü  L’augmentation des équipements sportifs matériel (+7 689 €uros),

ü  L’augmentation des primes de match (+10 520),

ü  L’augmentation des FG RBT FD éducateurs (+12 291 €).

Le document est validé par le CA en vue de la transmission à la ligue de Normandie.

Bilan prévisionnel 2019-2020 au 15 mai 2019. Document provisoire soumis à validation du CA avant transmission à la CRCG de la Ligue de Normandie.

 

Le budget prévisionnel 2019 – 2020 au 15 mai 2019 est joint au compte-rendu.

Le document est validé par le CA en vue de la transmission à la ligue de Normandie.

Enregistrement de la démission du Conseil d’Administration de Anthony LEFEVRE

 

Anthony Lefevre a présenté sa démission par lettre recommandée en date du 10 mai 2019. La lettre est jointe au compte-rendu.

La démission d’Anthony est enregistrée.

Point de situation sur l'organisation du secrétariat pour la saison 2019-2020. Moyens - Ressources à court terme et moyen terme (Renfort – Présence)

 

Jeanine indique qu’elle souhaite alléger sa présence au secrétariat notamment au moment des inscriptions des licenciés.

La question du poste de trésorier est également un sujet à réfléchir pour le remplacement de Jeanine.

Franck DESVAGES et Guy PERCHEY se proposent pour remplacer Didier LECOSSU en tant que secrétaire sportif. Une fiche de poste est à établir pour identifier le rôle du secrétaire sportif.

Thierry se chargera de rencontrer Didier LECOSSU pour lui signifier son remplacement.

Divers

 

Les nouveaux locaux vont être mis à disposition du club. Il se pose la question des éventuels investissements à réaliser en terme de mobilier (bureau, chaises).

Un devis est à faire établir.

 

L’ordre du jour étant épuisé et aucun point supplémentaire n’étant abordé, la séance est levée à 21h00.

 

 

 

Réunion de CA du 09 mai 2019 à 18h30

 

 

 

Personnes présentes : Bernard BERTHEUX, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Jean Claude GUILLOUF, Francis COLLEVILLE, Guy PERCHEY, Franck DESVAGES, Sébastien LELANDAIS, Jeanine HIVER, Jean OLLIER, Patrick SURIRE, Mickael BRUNEL, Anthony LEFEVRE,

Personnes excusées :

 

Le CA débute par la présentation de l’ordre du jour par Thierry.

  1. Validation du compte du dernier CA : avec Jérôme

Le dernier CA s’est tenu le 09 février 2019. Le compte-rendu reste à diffuser pour validation.

  1. Point info sportif STAFF saison 2019 2020 : avec Frank, Jean et Guy

Le document qui est en cours de finalisation sera diffusé prochainement aux membres du Conseil d’ Administration. De façon générale, le STAFF en place est conservé. Frank fait part du départ de Thibault LANGLOIS (éducateur catégorie U16) et possiblement d’un autre éducateur. Une arrivée pour le fonctionnement du pôle académie est attendue.

Globalement sur le plan sportif, le club est performant dans les catégories à 11 joueurs. Des progrès sont à enregistrer dans les catégories à 8 joueurs. Ce qui implique la nécessité de se renforcer.

Concernant les salariés, en plus des éducateurs et dirigeants bénévoles, le STAFF pour la saison 2019 2020 sera composé de deux contrats en CDI (Frank DECHAUME + Medhi HOCIANAT), d’éducateurs sportifs en apprentissage et d’animateurs sportifs en service civique :

  • Apprentis : reconduction des contrats en cours (Joffrey DESLANDES et Tom AUGER) et proposition de nouveaux contrats apprentis à Basile GAHERY et Mathieu MARTINOFF qui étaient en service civique.
  • Service civique : Alexandre MAUROUARD et Naomi HARAN (féminines)

Les responsabilités de pôle seront confirmées aux responsables de l’exercice précédent.

Frank indique que Teddy NERE aura besoin la saison prochaine pour l’encadrement des Séniors B d’un éducateur disposant des diplômes requis. L’arrivée de Jean Baptiste PIQUE est pressentie en tant qu’éducateur – joueur. Il aura en plus en charge une équipe de jeunes.

Concernant Teddy, l’objectif est de lui faire obtenir ses diplômes par l’expérience pour les années suivantes.

Frank indique la volonté de mettre en place pour la prochaine saison 3 niveaux à l’école de foot :

  • 3 entrainements + 1 match
  • 2 entrainements + 1 match
  • 1 entrainement sans match (niveau loisir)

Concernant les Séniors, la saison en cours a mis en évidence d’importantes difficultés récurrentes pour présenter chaque week-end de compétition une troisième équipe. Il existe un problème générationnel qui fait que les jeunes ne veulent pas jouer en équipe C. Certains ne répondent pas aux convocations. Ce constat pose le problème du maintien de la troisième équipe. Il est évoqué la possibilité de diffuser aux joueurs un questionnaire pour qu’ils se prononcent sur leur choix de jouer ou non en équipe C. En revanche, le fait qu’à ce jour nous n’avons pas d’éducateurs pour encadrer les séniors C ne facilite pas les choses. Aucune décision n’est entérinée. Un délai de réflexion supplémentaire de 3 semaines est laissé. Une décision sera prise lors des engagements des équipes.

Le CA valide cette organisation et reporte sa décision concernant la C en fonction des avancés en juin.

  1. Tarifs des cotisations 2019-2020 et des packs offerts

Rappel :

  • Le tarif des licences 2018-2019 était le suivant licence 130€ jusqu’au U18, licence 140€ pour les seniors
  • Le tarif dégressif famille était accordé mais jusqu’au U18. Donc première licence 130€, deuxième licence 110€, troisième licence 100€.

 

Cotisations 2019/2020 - le tarif des licences 2019-2020 comprenant la licence FFF, l'adhésion au club, la fourniture de chaussettes, d’un survêtement et des bons plans MOS (Voir sur le site internet).

  • T1 - Adhésion séniors – Vétérans : 150€ euros
  • T2 – Adhésion U6 à U18 : 140€ euros
  • T3 – Adhésion loisirs : 100€ euros (pas de matchs le week-end)
  • Tarif famille pour le T2 : 2 enfants – 220€ / 3 enfants – 300€ La cotisation pour les Babys (moins de 5 ans) est de 90 euros.

 

Cette hausse des tarifs qui reste dans une moyenne basse en comparaison avec d’autres clubs régionaux (infèrieure à Hérouville, Mondeville, PTT Caen par exemple…) s’inscrit aussi dans la prise en compte d’une situation économique défavorable de l’association et d’un déficit estimé entre 15 et 20 000 euros en fin de saison.

 

Enfin, 2019/2020 sera la dernière saison avec le sponsor ZEUS. Les prix seront à négocier avec le fournisseur pour un modèle de survêtement de meilleure qualité.

 

 

 

  1. Bilan Tournoi Jean Marc BOUVILLE : Avec Jeanine, Anthony, Jacky et Frank

Quelques dysfonctionnements ont pu être observés sans toutefois remettre en cause le bon déroulement du tournoi. Des dysfonctionnements internes à l’équipe d’organisation mais qui n’ont pas altéré le bon déroulement général du tournoi et les très bons retours qui ont été formulés par les équipes participantes dans leur ensemble.

Anthony fait part de son mécontentement, souligne néanmoins que certaines choses dans l’organisation lui ont déplu et que pour cette raison il souhaite ne plus participer à l’organisation de l’animation des tournois. Il fait donc part de son arrêt au CA.

Concernant le bilan financier, la situation est bonne avec un bénéfice de 4 741,48 € qui a été dégagé.

 

  1. Projet Challenge CHU : avec Frank et Franck

Le projet est remis en cause compte-tenu du manque de participants. Une réunion est programmée dans les prochains jours pour « recalibrer » le projet.

Une négociation sera à mener pour obtenir la rémunération des temps consacrés et des tâches réalisées ainsi que des indemnités de rupture de contrat.

  1. Projet « Sport Santé Insertion » avec la mission Locale avec Thierry

Thierry a diffusé aux membres du CA un document présentant le projet « Sport Santé Insert. MOS » ainsi qu’un budget prévisionnel. Ce projet est voué à débuter à l’automne 2019 pour une période de 10 mois. L’idée est de proposer des activités sportives pour favoriser le retour à l’emploi des personnes par le sport. Le projet a été déposé auprès de la Région dans le cadre de l’appel à projets « Soutien à l’innovation dans les quartiers » et a reçu un accord favorable. Des éducateurs du club seront amenés à travailler pour l’encadrement du projet. Ce projet permettra d’avoir une activité diversifiée pour les éducateurs, permettant de fédérer des partenaires et de nouvelles ressources financières pour la saison prochaine et ainsi amortir le déficit dans la perspective aussi de maintenir les mêmes charges financières à l’avenir (Fonctionnement, RH…).  Le document joint à ce compte rendu détail le projet.

Thierry, Jean-Claude et Franck Dechaume suivent ce projet.

 

  1. Programmation du Tournoi de rentrée 2019 – 2020 

Il est décidé de programmer l’organisation du tournoi de rentrée le week-end du 7 et 8 septembre 2019 (catégorie samedi U11/U9 et dimanche U13).

 

  1. Point d'info sur les travaux d'agrandissements : Avec Jérôme et Mickael

Une réception des travaux par le Maître d’Ouvrage est programmée le lundi 20 mai 2019. Les entreprises auront la semaine du 20 mai au 27 mai pour procéder aux travaux complémentaires permettant la levée des éventuelles réserves.

La livraison du bâtiment au club est prévue au plus tôt le 27 mai. L’emménagement dans les locaux pourra se faire en juin. La date sera confirmée par la Ville de Caen.

Un sujet concernant le mobilier des nouveaux locaux est à traiter en urgence. Il est souhaité par les éducateurs et utilisateurs des nouveaux locaux du mobilier uniformisé et si possible neuf (bureau(x) éducateur, bureau(x) secrétariat, armoire(s), chaise(s) notamment). Dans l’immédiat, il convient de lister les besoins et de voir quelles seront les possibilités d’achat.

Le sujet de la signalétique est également à réfléchir rapidement.

Michael et Jérôme suivent ce sujet de déménagement et de mise en place.

 

  1. Programmation de soirées (Repas – Loto) pour saison 2019-2020 avec Anthony et Yohan

L’organisation de ce type de soirée est importante pour le fonctionnement de la MOS.

Une soirée loto est prévue le week-end des 25 et 26 janvier 2020. Une salle est à trouver. Il est proposé de se renseigner sur la disponibilité de la salle de Carcagny / Martragny.

Il n’est pas envisagé faute de dates disponibles de journée de fin de saison.

L’organisation de soirées comme par exemple un tournoi de belote pourrait être prise en charge par la commission parents.

L’organisation d’une soirée dansante dans la salle du rugby pourrait également être envisagée.

 

  1. Autres points divers :
  • Réunion de secteur de la Ligue de Football de Normandie avec Guy :

Mots du Président Leresteux :

La ligue comprend 5 districts, 820 clubs, 116 000 licenciés, 895 arbitres.

Le siège de la ligue ouvrira fin août à Lisieux. Pour la saison 2020/2021, ouverture du pôle espoir (les travaux ont commencé (3 terrains dont 1 synthé, 1 en herbe et 1 couvert).

 

Problèmes récurrents :

Mise en conformité des clubs par rapport aux statuts éducateurs, féminines, équipes d e jeunes et statuts de l’arbitrage pour la montée de D1 en R3.

Incivilités :

-       Création dune Commission Action Citoyennes

-       Mise en place d’une formation : « réagir à un conflit »

-       Actions prévues en début de saison prochaine de sensibilisation des éducateurs et capitaines d’équipes de jeunes.

-       Cartons (coupes et championnats ligue) : 10 275 jaunes, 819 rouges et 239 pour éducateurs.

Modifications réglementaires saison 2019 / 2020 :

-       Coupe Normandie Séniors :

o   Si à la date du match, l’équipe de N3 est prise, c’est l’équipe 1B qui jouera,

o   Si le terrain est impraticable et signalé après 16h, la rencontre sera inversée.

-       Coupe Normandie U18 :

o   Plus d’exemption des clubs nationaux jusqu’aux 16ème de finale

-       Statut éducateurs :

o   Mise en place d’un processus de meilleures informations auprès des clubs en situation d’irrégularité :

  • Avant reprise = mail au club
  • Au bout de 30 jours après la reprise, on fait le point.

-       Réforme championnat U14 et U15 ligue :

o   5 mai : finale régionale U14 à Argentan

o   U14 : 2 groupes (1 haut normand et 1 bas normand)

o   U15 : même système que la saison précédente.

Point informatique :

-       Validation automatique prochaine saison si photo et certificat médical sont valables

-       Tracking du mail = suivi des licenciés par rapport aux processus enclenchés

-       Amélioration vérification adresse mail

-       Cotisation en ligne : 4% des clubs l’utilisent

-       Certificats médicaux :

o   Pour savoir qui devra fournir un certificat médical pour la 4ème année : se mettre sur la saison 2018/2019, extraire l’ensemble des licenciés sur excel et appliquer par défaut

15 juillet minuit : fin des démissions en période normale (sans accord club quitté)

 

31 août minuit : date limite d’enregistrement des licences arbitres

 

ASSUR’FOOT (GENERALI) :

-       15 j pour faire la déclaration d’accident

-       Garanties complémentaires dans espace téléchargement

-       Possibilité d’avoir une assurance auto et habitation spécifique

 

  • Equipement sportif 2019-2020 (Proposition Riva Sport) : Macron ou Zeus ? avec Francis

o   Survêtements :

  • Macron Survêtement : 38.00 € ttc unitaire
  • ZEUS Survêtement (voir catalogue) en 2018 - 2019, il était à 28 euros

o   Maillot/short

  • Macron Maillot/short VESTA : 20.00 € TTC 
  • Macron Maillot simple DAVIDA : 12.00 € TTC
  • ZEUS Maillot/short (voir catalogue) : 17 euros TTC

 

 

Produit MACRON

 

                                 

Maillot/short VESTA        veste survêtement NEMESIS        bas de survêtement ABIDOS HERO   Maillot DAVIDA

 

Décision : Le choix de rester pour la dernière année de contrat avec la marque ZEUS est fait à l’unanimité. Des tarifs seront à négocier par Francis et Gérard.

 

  • Commission Parents Avec Sébastien et Jean

La commission s’est réunie à 3 reprises depuis mars. Un petit noyau de parents participe de manière régulière et assidue. Des propositions ont été faites et des actions ont d’ores et déjà été menées : récupération et ventes de chaussures d’occasion lors du tournoi de Pâques pour un bénéfice de 50 €, création d’une page Facebook « Commission des parents ». Cette dernière sera rattachée au compte FB existant. La page est administrée par 4 personnes dont Jean et Sébastien.

La prochaine réunion de la commission est programmée le jeudi 20 juin. Le projet de l’organisation d’une soirée belote sera soumis à la commission.

 

  • Prochaine réunion (Prochainement) spécial Budget

Une réunion du CA est à programmer rapidement pour le bilan financier de la saison 2018/2019 et pour le prévisionnel de 2019/2020.

  • Secrétariat (Renfort – Présence)

La question du renforcement du secrétariat pour libérer du temps à Jeanine est à travailler. La question de l’investissement du secrétaire sportif est à réfléchir compte-tenu du manque d’implication de Didier LECOSSU. Le sujet du secrétariat en général sera évoqué avec le sujet du budget lors de la prochaine réunion.

 

L’ordre du jour étant épuisé et aucun point supplémentaire n’étant abordé, la séance est levée à 21h00.

 

 

 

 

 

Réunion de CA du 9 février 2019 à 9h30

 

 

 

Personnes présentes : Jérôme MARIE, Bernard BERTHEUX, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Jean Claude GUILLOUF, Julien BERTHEUX, Francis COLLEVILLE, Guy PERCHEY,  Jeanine HIVER, Jean OLLIER, Patrick SURIRE, Mickael BRUNEL, Anthony LEFEVRE, Yohan DEFOSSEMONT et Frank DECHAUME.

Personnes excusées : Frank DESVAGES, Sébastien LELANDAIS,

 

 

A COMPLETER PAR JEROME 

 

 

 

RÉUNION DE CA DU 5 NOVEMBRE 2018 À 18H30

 

 

 

 Personnes présentes : Bernard BERTHEUX, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Jean Claude GUILLOUF, Francis COLLEVILLE, Guy PERCHEY, Frank DESVAGES, Sébastien LELANDAIS, Jeanine HIVER, Jean OLLIER, Patrick SURIRE, Mickael BRUNEL, Anthony LEFEVRE,

Personnes excusées : Yohan DEFOSSEMONT, Jérôme MARIE

 

Après avoir accueilli les nouveaux membres du conseil d’administration, Thierry présente l’ordre du jour du CA. Sébastien se porte volontaire pour rédiger le compte-rendu de la séance.

 

1 . Election du bureau

Thierry exprime sa volonté de vouloir faire entrer des forces vives au sein du conseil d’administration et de voir évoluer à terme la constitution du bureau. Il ajoute qu’il ne pourra pas assurer le rôle de Président indéfiniment.

Il est rejoint en ce sens par Jeanine qui exprime vouloir quitter son rôle de trésorière dès l’année prochaine. Aucun membre ne se porte candidat au rôle de Président, Vice-Président, Trésorier, Trésorier Adjoint et Secrétaire CA Adjoint.

 Le rôle de secrétaire CA (rédaction et diffusion des comptes-rendus aux membres du CA et à la préfecture) laissé vacant après le départ de Sabrina SCHMIT est confié à Sébastien.

Le bureau est donc constitué des membres suivants :

- Président : Thierry DESLANDES

- Vice-Président : Bruno DAVID

- Vice-Président : Jacky LECOEUR

- Trésorière : Jeanine HIVER

- Trésorier Adjoint : Jean-Claude GUILLOUF

- Secrétaire CA : Sébastien LELANDAIS

- Secrétaire CA Adjoint : Jérôme MARIE

 

2. Organisation et missions des membres du CA en 2018 2019

L’organisation et les missions sont les suivantes :

 

2.1          SPORTIVE et EDUCATIVE : Responsable Frank DECHAUME. Référent au CA : Guy et Jean

Objet : « Organisation et gestion sportives des équipes de joueurs (Filles et Garçons) lors des différentes compétitions. Suivi des créneaux des installations sportives. »

 

Les missions :

  • Gestion des éducateurs (Recrutement, accompagnement, management, formation)
  • Gestion des dirigeants d’équipes (Recrutement, accompagnement, management, formation)
  • Gestion des arbitres => Gérard HIVER (Suivi des arbitres du club, accompagnement, lien social, Mise en place d’action en lien avec les éducateurs de valorisation et de recrutement d’arbitre )
  • Encadrement des équipes, la conduite des entrainements et la gestion des matchs
  • Accompagnement des équipes le week end
  • Gestion des plannings des entrainements et des matchs (Définition des besoins, Saisie sur la plateforme des demandes de créneaux à la Ville, suivi des affectations, Relation opérationnelle avec la Direction des Sports de la Ville de Caen (Suivi et entretien des installations)
  • Gestion de la boite mail officielle LFN du club (Suivi journalier de la boite et des messages entrant et sortant)
  • L’arbitrage de matchs à la MOS
  • Gestion du petits matériels sportifs (Ballons, Chasubles, plots, petits buts…)

 

2.2          ANIMATION : Responsable : Anthony

Objet : « Organisation d’animations et événements festifs destinés à collectés des fonds pour le fonctionnement de l’association et à fédérer les membres de la MOS. »

Les missions :

  • L’animation des matchs le week end à la MOS (Diffusion de musique, gestion de la sonorisation)
  • Organisation de temps festifs hors tournoi : Yohan  (Repas, Loto, Autres animations...)
  • Organisation des tournois : Anthony + Jacky avec Medhi en ce qui concerne l’aspect sportif

 

2.3          COMMUNICATION : Responsable : Thierry

Objet : « Faire connaitre aux membres de la MOS et au grand public en général les actions, temps forts, événements ou performances du club via les moyens et supports existants (emailing, site internet, Réseaux sociaux, relations presse, panneautique…). 

Les missions :

  • Suivi de la boite GMAIL => Quentin (Traitement des mails (Réponse – Transfert – Suivi)
  • Mise à jour de la boite (Contacts / 2765 à la date du 4 11 2018)
  • Création de visuel (Panneaux, adhésifs, covering Minibus, pub…) => Quentin
  • Suivi de fabrication des supports de communication auprès des fournisseurs => Quentin + Thierry
  • Rédaction d’articles pour le site Internet et le Planète MOS => Quentin + Julien
  • Coordination de l’édition du Journal du Club (Planète MOS) => Quentin + Thierry + Julien (Définition du chemin de fer , Rédaction d’articles , BAT , Suivi de diffusion du magazine...)
  • Communication digitale : => Quentin

 

o   Site Internet :

  • Mises à jour régulière
  • Suivi de rubrique

 

o   Réseaux sociaux => Quentin

  • Coordination d’une équipe de correspondants interne au club (recrutement et animation de l’équipe)
  • Réalisation de post et de suivi live d’évènements et de matchs sur :
  • Twitter
  • Facebook
  • Instagram
  • Snapshat

Thierry, Quentin et Julien se rencontreront rapidement pour évoquer ces sujets.

 

 

2.4          ADMINISTRATION : Responsable : Jeanine

Objet : « Accueil du public et adhérents du club, Information, inscriptions aux activités du club, Relations administratives avec les instances sportives fédérales »

Les missions :

  • Coordination des permanences d’ouverture du bureau du secrétariat
  • Accueil du public au secrétariat

 

Secrétariat administratif

  • Suivi des inscriptions des stages vacances, soirées et autres actions du club
  • Conseil et appui dans les démarches administratives d’aides aux financements de la pratique sportive

 

Secrétariat sportif => Guy et Franck DESVAGES en appui de Didier

  • Enregistrements des licences et des cotisations
  • Inscriptions aux compétitions sportives
  • Suivi des règlements, des commissions et des sanctions sportives
  • Relations avec les instances du football

 

2.5          FINANCES : Responsable : Jeanine

Objet : « Assurer le suivi financier du club et les relations avec l’expert-comptable »

Les missions :

  • Relations avec le comptable, la banque
  • Suivi des factures, enregistrement des commandes et autres justificatifs de dépenses
  • Etablissement des chèques, remboursements des frais de déplacements et autres virements bancaires
  • Veille et suivi général du budget (Recettes et dépenses)
  • Etablissement du budget prévisionnel et collaboration au bilan comptable réalisé par l’Expert-Comptable (E2CM)

Jeanine sera assistée par Thierry.

 

2.6          RESSOURCES HUMAINES : Responsable : Jeanine

Objet : « Assurer le suivi des salariés avec l’expert-comptable (Salaires, formations)»

Les missions :

  • Suivi des contrats des salariés
  • Paiement des salaires
  • Réalisation des dossiers de demandes de financement en matière de formation (AGEFOS, FAFA…)

 

2.7          INTENDANCE – LOGISTIQUE : Responsable : Francis + Mickaël

Objet : « Entretien et commande d’équipements sportifs et de produits pharmaceutiques »

Les missions :

  • Gestion des équipements : Gérard Bourvic + Francis. 
  • Relation avec l’équipementier (Suivi des commandes et des livraisons, 
  • Distribution des équipements aux licenciés, 
  • Veille sur les équipements fournit aux équipes, 
  • Gestion des pharmacies avec Francis, Suivi des stocks, 
  • Nettoyage des tenues et veille en lien avec l’intendant à l’état des tenues de matchs (Quantités, unités des équipements)

 

2.8          MINIBUS : Responsable : Francis

Objet : « Gestion des utilisations du parc des véhicules, nettoyage et suivi mécanique »

Les missions :

  • Etablissement des plannings d’utilisation => Franck
  • Nettoyage et entretien intérieur des véhicules (Propreté) => Franck
  • Veille et entretien mécanique des véhicules => Francis
  • Assurances des véhicules et suivi des dommages => Bruno + Francis

Bruno et Francis établiront un dossier comprenant le listing et les photocopies des permis de conduire des personnes autorisées à conduire les minibus.

 

2.9          FOYER : Responsable : Jacky

Objet : « Accueil, animation et service de restauration »

Les missions :

  • Gestion du STAFF du foyer (Plannings des interventions)
  • Accueil du public
  • Achats des produits alimentaires
  • Suivi et Inventaire des stocks
  • Réalisation de repas pour les équipes du club (environ 25 / saison)
  • Goûter : pour l’image du club, il est décidé à l’unanimité qu’un goûter sera proposé systématiquement aux équipes visiteurs

 

2.10      PETITS TRAVAUX : Responsable : Bernard

Objet : « Entretien et petite réparation sur le matériel, équipement et locaux de la MOS »

Les missions :

  • L’entretien des locaux (Local à usage privatif par le club), petite réparation
  • Travaux d’embellissement
  • Pose de panneaux publicitaires => Bernard + Francis

Il est acté l’installation au foyer d’un terminal bancaire (paiement CB) et d’une caméra.

 

2.11      ASSURANCES : Responsable : Bruno + Jeanine

Objet : « Suivi des contrats, sinistres et relation avec les compagnies d’assurances »

Les missions :

  • Relations avec les compagnies d’assurances du club (Allianz et Pezant)
  • Suivi des contrats, déclarations, sinistres…pour les Minibus, locaux, sport et individuelles pour les membres du CA

Bruno récupérera auprès de Francis les contrats existants et contactera les cabinets d’assurance. Un des objectifs est de réduire les dépenses (remise à plat de tous les contrats).

 

2.12      PARTENARIATS – MECENATS : Responsable : Thierry

Thierry assurera le pilotage. Il sera assisté par Quentin, Bruno LECHAT et Yohan.

Objet : « Développement des ressources partenariales / Animation du réseau des mécènes »

Les missions :

  • Définition de la stratégie marketing
  • Réalisation des documents de mécénats et sponsorings du club
  • Développement des recettes sponsorings, Mécénats et appels à projets publiques
  • Formalisation des accords de partenariats avec les entreprises
  • Réalisation des dossiers de demandes de subventions (Ville, Département, Région, Etat, CNDS, FFF…) => assistance de Mylène MINARD
  • Animation du réseau des partenaires : Communication et application des accords de partenariat, Invitation aux temps forts du club, Organisation de manifestations ou actions spécifiques aux réseaux des partenaires (Cocktail, repas, tournoi, invitation à des rencontres sportives…)
  • Suivi financier des contrats : Quentin (Etablissement des Factures et CERFA)

 

2.13      PROJETS EXCEPTIONNELS : Responsable Jérôme et Mickaël

Objet : « Conduite et pilotage de projet exceptionnel »

Les missions :

  • Suivi des travaux d’agrandissement (Programmation, Relation avec la Ville de Caen , Aménagement des locaux en mai 2019,  Inauguration du bâtiment en juin 2019 en lien avec la Ville)

 

2.14      PARENTS : Responsable : Jean-Claude + Sébastien + Jean

Objet : « Créer du lien avec les parents, mobiliser de nouveaux bénévoles, partager plus l’activité du club, responsabiliser les parents dans la conduite du projet associatif »

Les missions :

  • Mise en place d’une commission en décembre
  • Définition des objectifs et des actions
  • Animation et mise en place d’actions concrètes aux bénéfices du club et de ses membres en générale

Jean-Claude, Sébastien et Jean se rencontreront rapidement pour la mise en place d’une commission en décembre.

 

2.15      QUARTIER – VACANCES : Responsable : Bruno

Bruno sera aidé par les salariés du club.

Objet : « Créer du lien avec les partenaires associatifs du quartier, proposer des activités de loisirs aux membres du club en dehors des temps de compétitions, mettre en place de nouvelles activités sportives générant des recettes »

Les missions :

  • Relations avec les associations du quartier (MJC, Clubs sportifs, association sociaux culturels…)
  • Organisation des stages vacances => Joffrey DESLANDES
  • Interventions éducatives dans les écoles
  • Football loisirs - Entreprise

 

2.16      EMPLOI – FORMATION – SERVICE CIVIQUE : Responsable Jean Claude

Objet : « Conseil, accompagnement des licenciés du club en matière d’emploi et de formation, mise en réseau / Suivi des jeunes en mission de service civique. »

Les missions :

  • Accompagnement et conseil
  • Mise en relation avec les acteurs en charge de la formation et de l’emploi
  • Mise en relation avec des partenaires du club ayant des programmes de recrutement
  • Suivi de l’agrément et relations avec l'Agence du service civique
  •  Tutorat des jeunes en services civiques (Définition des offres,  Recrutement, Accompagnement et suivi en lien avec les référents internes dans le club)

 

2.17      JUMELAGE : Responsable : Patrick

Objet : « Conduite et pilotage de projet de jumelage avec Résita (Roumanie) »

Les missions :

  • Suivi des relations avec le comité de Jumelage Caen - Résita
  • Organisation du séjour en avril 2019
  • Coordination en interne avec les familles et éducateurs concernés

 

 3. Définition des commissions

SPORTIVE : Responsable Frank DECHAUME. Référent au CA : Guy + Jean

  • ANIMATION : Responsable : Anthony
  • COMMUNICATION : Responsable : Thierry
  • ADMINISTRATION : Responsable : Jeanine
  • FINANCES : Responsable : Jeanine
  • RESSOURCES HUMAINES : Responsable : Jeanine
  • INTENDANCE – LOGISTIQUE : Responsable : Francis + Mickaël
  • MINIBUS : Responsable : Francis
  • FOYER : Responsable : Jacky
  • PETITS TRAVAUX : Responsable : Bernard
  • ASSURANCES : Responsable : Bruno
  • PARTENARIATS – MECENATS : Responsable :Bruno + Jeanine
  • PROJETS EXCEPTIONNELS : Responsable : Jérôme + Mickaël
  • PARENTS : Responsable : Jean-Claude + Sébastien + Jean
  • QUARTIER – VACANCES : Responsable : Bruno
  • EMPLOI – FORMATION – SERVICE CIVIQUE : Responsable : Jean-Claude
  • JUMELAGE : Responsable : Patrick

 

4. Point d’info sur les travaux d’agrandissement

Le point sur le sujet est fait par Mickaël. Les travaux sont en cours. Jérôme et / ou Mickaël participent aux réunions de chantier.

L’objectif de livraison reste à fin mai 2019.

 

5. Challenge CHU – Tournoi Partenaires

Un rendez-vous est programmé le 07 novembre avec le représentant du CHU pour discuter de la faisabilité d’organiser un évènement de cohésion (1 000 personnes sur 2 jours). Thierry, Jean, Anthony et Franck DESVAGES seront présents au rendez-vous.

Thierry souhaite pérenniser l’organisation du tournoi partenaire. Il se tiendra si possible le jour de l’inauguration des nouveaux locaux.

 

 6. Programmation de soirées (Repas – Loto)

L’organisation de temps festifs (hors tournoi) est confiée à Yohan.

 

7. Accueil d’une équipe roumaine au tournoi Jean-Marc BOUVILLE

Le séjour d’avril 2019 consiste en l’accueil d’une catégorie U13 (10 à 15 enfants) à Pâques au moment du tournoi sur une période d’environ 8 jours. Des familles d’accueil sont à trouver. Un accord de principe est donné.

 

L’ordre du jour étant épuisé et aucun point supplémentaire n’étant abordé, la séance est levée à 20h30.

 

 

 

Réunion de CA du 8 septembre 2018

 

 

 

Personnes présentes : Jérôme MARIE, Bernard BERTHEUX, Bruno DAVID, Thierry DESLANDES, Jacky LECOEUR, Jean Claude GUILLOUF, Francis COLLEVILLE, Jeanine HIVER, Gérard HIVER, Jean OLLIER, Patrick SURIRE, Mickael BRUNEL, Anthony LEFEVRE, Yohan DEFOSSEMONT et Frank DECHAUME.

Personnes excusées : Julien BERTHEUX, Sabrina SCHMITT, Dominique DUVAL

 

 

1. Point sur la rentrée sportive 2018 – 2019

o   Reprise Seniors A depuis le 23/07 puis Pôle SENIORS à Puis la FORMATION à puis ACADEMIE

o   SENIORS A : 15 départs et 7 arrivées

o   Défaut Arbitrage

o   Favoriser les jeunes du Club : 11 sur un groupe de 24 joueurs

o   Peu d’expérience

o   SENIORS B : Gestion d’un groupe composé essentiellement de U19 de l’année dernière

o   SENIORS C : Difficultés au démarrage

Noyau Seniors + alimenté du réservoir U18

o   VETERANS : Groupe de 22 joueurs -  Totalement autonome

o   FEMININES : Effectif complet – Groupe Cohérent – Bonne vie de groupe

 

          Les PLUS sur la rentrée :

o   Arrivée d’un préparateur Physique

o   Promotion en interne d’un entraineur de Gardien : IGOR

o   Toujours pour les Gardiens, Corentin RIOU prendra en charge les Gardiens de l’Académie.

Retour sur le Projet Sportif du Club : la mise en place des Pôles

Point à date Projet de 5 ans :

 

Prise de poste des Responsables de Pôles :

Cohérence des discours

Cohérence dans les séances

Compétence du Staff => Résultat positif

 

Question en séance concernant le nombre d’éducateur sans diplôme, notamment dans les catégories Avenir Académie. Frank précise que les responsables de catégorie sont diplômés et que la volonté est d’élevé très vite le niveau des jeunes éducateurs

La communication sera très importante auprès des groupes Avenir. Des remontés négatives de parents sont faites concernant le nombre de séance. En réponse, une séance supplémentaire sera programmée.

La Communication pour promouvoir le projet devra être très positive et à tous les niveaux. Il est prévu 2 réunions en interne pour repasser le message. Il faudra également s’appuyer sur les supports habituels, Facebook, le site Internet et le Planète MOS. Il sera important de diffuser encore plus largement, par la presse ou encore la radio. La MOS doit être considérée comme le club Référence derrière le Stade Malherbe.

Patrick remonte quelques difficultés de fonctionnement et interroge le CA sur l’avenir, l’évolution du foot féminin : Faudrait-il pas créer un Pôle féminin. Sur ce sujet, Frank ne souhaite pas cette évolution pour ne pas isoler, ni exclure les joueuses. Les difficultés concernant finalement principalement le fonctionnement en Catégorie U 11 sera à traiter. Frank et Patrick doivent se revoir pour éclaircir le sujet du positionnement du football féminin dans le cadre général du projet sportif du club. Sujet à suivre.

 

Le dernier point concerne le Projet Babys :

          La section se porte très bien. La reprise a eu lieu début septembre : effectif de 15 joueurs pour 2 Educateurs, dont Christian qui fait son grand retour. Il reste le dossier du terrain à faire avancer.

 

2. Point d’information sur les Travaux d’agrandissement

La consultation des entreprises lancée en Mai a permis de désigner 7 entreprises pour les 8 lots (le lot n° 3 « Étanchéité / Bardage » non attribué sera relancé début septembre) 

Vous trouverez en pièce jointe la liste des intervenants et les coordonnées complètes des Entreprises sélectionnées.  

Sont présentés également en séance les plans d’execution de la ville de Caen. Quelques annotations sont faites et le groupe devra faire remonter à la ville toute question.

Les marchés ont été récemment notifiés et des ordres de service de démarrage de travaux sont en cours.

Courant septembre, nous serons reçus par les services de la Ville afin d'échanger sur la cohabitation durant la période des travaux (accès, locaux à vider, stationnement…). 

 

Le planning prévisionnel est le suivant :

-        Date de démarrage du chantier : Lundi 10 septembre (Réunion de Calage avec les représentant des entreprises) ;

Le Mois de Septembre est consacré à la préparation du chantier (Clôture, installation Cabane de chantier, déplacement du container, sécurisation du site ...)

-        4 mois de Gros Œuvre - Clos Couvert fin Janvier

-        Réception des travaux : Fin Avril 2019 ;

-        Ouverture de l’installation : Début Mai 2019.

 

3. Point sur les recettes des partenaires

Le CA félicite tous ceux qui oeuvrent à la réalisation des partenariats et permette au club d’avoir autant de ressources des mécènes et partenaires privés. Jamais le club n’avait eu autant de recettes sponsorings. L’objectif est de maintenir la dynamique. Le Président informe le CA que la saison 2018 2019 devrait être dans la même dynamique.

Voir document joint

4. Bilan financier et Budget Prévisionnel.

Le bilan financier de l’expert-comptable E2CM transmis est en pièce jointe. IL fait apparaitre un bilan positif confortable. Cette situation est une excellente nouvelle aux regards des investissements en cours et permettront d’amortir mieux les saisons plus difficiles en matière de recettes (Plus de charges fédérales, transports, investissements) et baisses des recettes publiques (Arrêt des TAP et des aides apprentissages…). Le bilan a été validé par le CA pour présentation au vote de l’AG.

Le budget prévisionnel (Ce qu’il faut retenir)

Le budget prévisionnel (voir dossier joint) de la prochaine saison présentée au CA est de 420 793. Il est en augmentation. Les raisons sont :

Pour les charges :

Les principales augmentations des charges sont :

Fédérales dans les cotisations et dans les frais d’arbitragesÉducateurs (Plus d’encadrements diplômés)Transports (On joue plus loin et beaucoup en ex Haute Normandie maintenant)Investissement (Achat de modulaires, Minibus, mobilier…)

Pour les recettes :

Diminutions d’aides à l’emploi (Apprentissage) et des indemnités d’intervention dans les écoles (arrêt des TAP) et baisse des subventions pour la montée en Nationale des U17.Augmentation des tarifs de cotisations des licenciésAugmentation des recettes des partenaires privésMaintien de la subvention de fonctionnement de la Ville de CaenDéveloppement de nouvelles recettes (Soirée, animations, tournoi des partenaires, autres…)

 

5. Elections membres CA à la prochaine AG.

          Présentation de l’organigramme : actuellement 17 membres postes sont pourvus sur les 20 possibles.

          3 membres sont démissionnaires : les sortants sont Sabrina SCHMITT, Gérard HIVER et Dominique DUVAL. Il y aura donc 6 places disponibles au maximum pour la composition du CA Il sera demandé aux sortants d’officialiser par courrier leurs démissions.

 

Points DIVERS :

Le départ de Chloé est annoncé. Elle sera remplacée par Quentin JOCKUM. Un pot de départ sera organisé le mardi 11 septembre pour remercier tout le travail fait depuis 3 ans par Chloé.

 

Quelques Idées sont débattues en fin de réunion :

Tournoi des partenaires / Source de rentrée d’argent : droit d’inscription, consommation, etc…

 

6. Dossier à travailler et présenter dans un prochain CA

- Proposer des cours individuels de foot pour joueur. Mélange de foot et de soutien scolaire. Dossier à approfondir par Franck

- Boutique en ligne avec Zeus

- Proposer l’accès au terrain pour les CE

- Créer une commission des parents : Ils seraient responsables ou porteurs de 2 ou 3 projets ou animation au sein du club,  elle créerait le lien entre les parents